Von 3 Stunden auf 2 Minuten pro Auftrag, jetzt 20 Aufträge mehr pro Tag
Ist-Situation - Vorher
Ein neuer Auftrag... das sollte eigentlich ein Moment der Freude sein. Doch bei der GUUL Translations GmbH wird aus dieser Freude schnell ein Drahtseilakt. Anfragen prasseln gleichzeitig per Telefon, E-Mail und WhatsApp ein, während der Excel-Kalender sich wie eine tickende Uhr anfühlt, die jede Verzögerung gnadenlos zählt.
Das Team gibt alles: Dolmetscher werden in kürzester Zeit kontaktiert, Zusagen organisiert, Kundendaten nebenher eingepflegt. Jeder Schritt ein Kraftakt. Ist die Zusage da, beginnt der nächste: Informationen zusammentragen, weiterleiten, nachfassen, Zeiten erfassen, Stundenzettel einsammeln, alles händisch in sevDesk eintragen. Und mit jedem Schritt steigt die Komplexität und die Unsicherheit.
Denn hier geht es nicht um fehlenden Einsatz, sondern um fehlende Entlastung. Jeder manuelle Zwischenschritt ist ein potenzieller Fehlerpunkt. Jede verpasste Info kann das Ergebnis gefährden. Und die, die täglich dafür sorgen, dass alles funktioniert, arbeiten unter Hochspannung.
Was fehlt, ist keine Anstrengung, sondern ein System, das entlastet. Eine digitale Orchestrierung, die diesen Kraftakt in einen fließenden, sicheren Prozess verwandelt. Damit GUUL weiterhin das leisten kann, was es ausmacht: Sprachbrücken bauen, ohne dass dabei jemand auf der Strecke bleibt.
Ergebnis
Die GUUL Translations GmbH hat ihre Auftragsabwicklung vollständig transformiert und damit die Basis für skalierbares Wachstum geschaffen. Statt zeitfressender Telefonate, unübersichtlicher Excel-Listen und manuellem Koordinationsaufwand sorgt jetzt eine automatisierte NoCode-Plattform auf NocoDB-Basis für Geschwindigkeit, Klarheit und Kontrolle.
Jeder neue Auftrag wird automatisch den richtigen Mitarbeitenden zugewiesen, passende Dolmetscher werden intelligent gefiltert und in Sekundenschnelle kontaktiert – bis zu 80 gleichzeitig. Rückmeldungen erfolgen strukturiert und blitzschnell: Was früher Stunden dauerte, geschieht heute oft in unter zwei Minuten. Die manuelle Verwaltung schrumpft auf ein Minimum. Freigeben genügt, den Rest übernimmt das System.
Auch das Bewerbungsmanagement wurde digitalisiert: Ein zentrales Tool führt Interessenten automatisiert durch den Prozess, generiert alle erforderlichen Dokumente und übermittelt sie direkt, ohne Reibungsverluste.
Das Ergebnis: GUUL steigert die tägliche Auftragskapazität signifikant, beschleunigt Durchlaufzeiten, reduziert Fehlerquellen und gewinnt wertvolle Zeit für Wachstum, Kundenbindung und strategische Weiterentwicklung. Ein klarer Wettbewerbsvorteil in einem schnelllebigen Markt.
.svg)
.svg)
.svg)
